Aufbau oder Umstellung eines QM – Wie lange dauert das eigentlich?

 

Wieviel Zeit muss ich investieren, um ein QMS aufzubauen oder eine „in die Jahre“ gekommenes System wieder aufzupäppeln?

Auch mit e@sy process ist die Frage trotz „easy“ nicht einfach zu beantworten. Weniger wichtig als die Dauer der Umstellung ist die Zielsetzung, die damit verbunden ist. Ein QMS sollte authentisch, lebendig und akzeptiert sein. Wer ein solches Projekt zu ambitioniert angeht, manövriert sich aus der idealen Projektlinie raus und sorgt für unnötige Unstimmigkeiten. Die Auswirkungen können dabei enorm sein und die bereits geleistete Arbeit kann in Mitleidenschaft gezogen werden.

Was heißt das für meine Planung?

Je nach Ausgangssituation kann man für die Implementierung eines QMS mit e@sy process einen Zeitraum von 9-15 Monaten einplanen. Dabei sollte Wert daraufgelegt werden, mehr in regelmäßigen kleinen Zeiteinheiten am System zu arbeiten als in größeren zeitlichen Abständen mehrere Tage am Stück. Analog dem Erlernen einer Sprache oder dem Spielen eines Instruments wird der Erfolg dann erreicht, wenn man die Arbeit am QMS in den Alltag überführt und als festen Bestandteil er eigenen Arbeit betrachtet.

Unsere Kunden starten in der Regel mit der Prozesslandschaft als Ausgangsbasis. In vielen Fällen leisten wir hier auch Unterstützung, um diese einzurüsten und dabei die Begriffswelt unserer Kunden zu implementieren. Die Prozesse selbst werden dann mit der e@sy process Prozessmethodik aufgegliedert und in Nachbereitung durch die einzelnen Teams detailliert.

 

Innerhalb von kurzer Zeit wachsen die Inhalte und nicht selten können schon nach 3-4 Monaten die ersten Prozesse freigeschaltet und genutzt werden. Der Rest kommt zwar nicht automatisch, fällt aber viel leichter – Übung macht den Meister. Hier greift die 80:20 Regel. Steht die Prozessbeschreibung in den wesentlichen Punkten: am besten freischalten, nutzen und über den KVP den Prozess weiter anpassen. Die so geübte Praxis sorgt dafür, dass die Prozesse aktuell bleiben und somit auch attraktiv für die Nutzung sind.