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In diesem Beitrag stellen wir Ihnen neun häufige Fehler bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems vor.

Die Geschäftsführung steht nicht hinter dem Projekt.

 

 

Die Motivation für die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems muss von innen heraus kommen, und die Geschäftsführung muss hinter dem Projekt stehen. Sie nimmt sozusagen die Flagge in die Hand und treibt das Projekt nach vorne. Ein wesentliches Fundament hierfür sind die Unternehmensleitsätze und die Qualitätspolitik. Sind diese definiert, steht die wichtigste Ausgangsbasis, auf der aufgebaut werden kann. Mit diesen Voraussetzungen kann ein Qualitätsmanagementsystem gestartet werden.

Es gibt keinen Projektplan

Nach dem Motto, lasse uns mal QM machen, ist es von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Ein klares Ziel mit einem messbaren Ergebnis zu einem festen Termin und den dazugehörigen Meilensteinen erhöht die Erfolgsaussicht auf ein wirksames Qualitätsmanagementsystem ungemein. Alle Beteiligten haben eine Vorstellung über den zeitlichen, inhaltlichen Ablauf und können dies in ihrer eigenen Arbeitsplanung berücksichtigen. Die Zwischenstufen dienen der Kontrolle der Umsetzungsreife und bei Abweichung kann rechtzeitig reagiert werden. Je nach den Möglichkeiten einer Organisation kann der Zeitraum für ein solches Projekt zwischen neun und zwölf Monaten liegen.

Die Mitarbeiter werden nicht mitgenommen.

Ein Qualitätsmanagementsystem ist von Anfang an Teamarbeit. Dabei ist es wichtig, alle Beteiligten zeitnah einzubeziehen und entsprechend ihren Möglichkeiten einzubinden. Die regelmäßige Kommunikation, der offene Austausch von Informationen sind wichtig. So muss zu Beginn der Sinn und Nutzen des Projekts vermittelt werden, und im Rahmen des Projektfortschrittes sollte klar erkennbar sein, wie der aktuelle Stand ist, was von dem noch zu tun ist. Seitens der Geschäftsführung sollten hierfür ausreichend Ressourcen eingeplant werden.

Man meint, man ist auf sich allein gestellt

Mit der ISO 9001 2015 ist die Prozessorientierung im Vergleich zur Vorgängerversion nochmals gestärkt worden. Die Prozesslandschaft und die dazugehörigen Arbeitsabläufe bilden die Grundstruktur eines Qualitätsmanagementsystems. Einzelne Forderungen der Norm gehen hierauf gezielt ein, beispielsweise Kapitel 4.4. Geht man ohne eine Methodik vor, so ergibt sich über die Gesamtheit aller Arbeitsabläufe ein Flickenteppich, der nur schwer zusammengeführt werden kann und somit auch kaum zum Leben kommt. Besteht innerhalb des Unternehmens keine Erfahrung in der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems, so sollte man die externe Unterstützung, zum Beispiel in Form eines Methodentrainings, ernsthaft in Anspruch nehmen. Wird sich hierauf konzentriert, hält sich der externe Aufwand in Grenzen. Je nach eigener Zuarbeit kann dies vier bis sechs Tage betragen.

In Schönheit sterben

In vielen Organisationen versucht man ungewollt, ein perfektes Qualitätsmanagementsystem aufzubauen. Gerade im Erstaufbau macht dies keinen Sinn, da ein Qualitätsmanagementsystem über die Anwendung selbst reift. Anstatt Arbeitsabläufe zu beschreiben, die nach Möglichkeit alle Facetten der Eigenarbeit abdecken, sollte sich auf das Wesentliche konzentriert werden. Dabei gilt die klassische 80:20-Regelung, was bedeutet, dass 80 Prozent der vorkommenden Aktivitäten in 20 Prozent der Zeit beschrieben werden. Die übrigen Inhalte können Stück für Stück ergänzt werden, was am besten im Rahmen der Anwendung des Qualitätsmanagementsystems erfolgt.

Normhörigkeit beziehungsweise zu starke Ausrichtung auf eine Zertifizierung

Eine Norm bildet eine sehr gute Orientierung, welche Anforderungen durch ein Qualitätsmanagementsystem abgebildet werden müssen. Die Erfahrungen, die in einer Norm eingearbeitet sind, können mündig genutzt werden. Umgekehrt ist es aber wichtig, die Freiheiten für die eigene Organisation zu erkennen und eine angemessene Umsetzungstiefe zu definieren. Dabei sollte klar unterschieden werden, welche Inhalte gemacht werden müssen und welche Bereiche eher als Anregung betrachtet werden können. Ist das Ziel, eine Zertifizierung zu erreichen, so können die zusätzlichen Anforderungen auch erst am Ende eines Projekts ergänzt werden. Im Rahmen einer externen Begleitung werden in der Regel diese Punkte von Beginn an berücksichtigt, ohne den Fokus der Prozessorientierung zu verlieren.

Inkonsequenz in der Umsetzung

Ein Managementsystem unterscheidet zwischen Arbeitshinweisen und festen Arbeitsanweisungen. Eine entsprechende Formulierung sollte sich somit in den Inhalten wiederfinden. In vielen Fällen werden die sich selbst gegebenen Regeln nicht eingehalten. Das betrifft alle Bereiche einer Organisation, in relativ häufiger Ausprägung aber die leitenden Tätigkeiten. Sich Regeln geben und diese nicht einhalten ist inkonsequent und für die breite Anwendung eines Qualitätsmanagementsystems fatal.

Händische Umsetzung

Ein Qualitätsmanagement kann mit probaten Mitteln umgesetzt werden. Häufig werden hierzu Officeanwendungen, wie zum Beispiel Word oder PowerPoint, eingesetzt. Ist der Aufwand im Aufbau eines Systems relativ überschaubar, so tauchen die Probleme in der Anwendung und Pflege auf. Erforderliche Änderungen werden zu spät oder gar nicht eingearbeitet. Das System veraltet Schritt für Schritt. In vielen Fällen führt dies dazu, dass ein mit viel Aufwand aufgebautes System nach wenigen Jahren nicht mehr einsatzfähig ist. Durch den Einsatz einer passenden Softwarelösung, die idealerweise datenbankbasiert alle Inhalte verwaltet, wird dies vermieden. Die stetige Aktualisierung wird deutlich vereinfacht, und das gesamte Wissen des Qualitätsmanagementsystems steht jederzeit allen zur Verfügung.

Mehr Aufwand als Nutzen

Es ist bekannt, dass der Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems, insbesondere parallel zum Alltagsgeschäft, mit einem hohen Aufwand verbunden ist. Ein solches Projekt ist nicht kurzfristig umsetzbar, sondern benötigt durchaus ein Jahr Aufbauarbeit, gegebenenfalls sogar etwas mehr. Das schreckt viele ab, und der Nutzen des fertigen Systems wird häufig nicht erkannt. Umgekehrt bietet ein aktuelles, authentisches Managementsystem eine aktive Unterstützung in allen Prozessbereichen einer Organisation. Stellt man die Frage, welche Unternehmensgröße sich für ein Qualitätsmanagementsystem lohnt, so darf man das hierüber verfügbare Wissen eines Unternehmens nicht vernachlässigen. Gerade in kleineren Unternehmen ist die Gefahr des Wissensverlustes beim Ausscheiden eines oder mehrerer Mitarbeiter überproportional hoch. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die klare Kommunikation im Unternehmen. Transparente Prozesse, eindeutige Anweisungen und schnell verfügbare Vorlagen erleichtern die Zusammenarbeit ungemein. Insbesondere kommt es dann zum Einsatz, wenn neue Kollegen eingearbeitet werden oder ein Vertretungsfall eintritt.

 

Zusammenfassung

Die oben stehenden Fehler geben Ihnen einen Überblick, welche Erfahrungen andere Kollegen bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems gemacht haben. Dabei geht es uns vor allen Dingen darum, von Beginn an auf die Knackpunkte bei der Einführung eines Systems hinzuweisen. Aufgrund unserer Erfahrungen sind wir der festen Überzeugung, dass eine Organisation mit einem Qualitätsmanagementsystem einen echten Wettbewerbsvorteil hat. Daraus resultiert auch für uns die Aufgabenstellung, unsere Anwendung e@sy process zu einer aktiven Hilfe und einem wesentlichen Bestandteil für ein authentisches Qualitätsmanagementsystem zu machen.

 

Wir bedanken uns herzlich für Ihre Aufmerksamkeit und stehen Ihnen bei Rückfragen gerne persönlich oder über unsere Internetseite zur Verfügung.